Pro používání služby iSpis je potřeba se nejdřív zaregistrovat pomocí tlačítka Registrace vpravo nahoře.

Po registraci se Vám v levé části zobrazí nabídka všech funkcí, vpravo nahoře je pak odkaz Nastavení, přes které můžete:

• Přidat přístup dalším uživatelům, např. koncipientům.
• Nastavit číslo Vašeho bankovního účtu, který se má zobrazovat na fakturách vystavovaných Vašim klientům.
• Povolit přístup k datové schránce pro příjem a odesílání datových zpráv.
• Zapnout archivaci zpráv na serveru (ve výchozím nastavení nejsou ukládány).
• Zvolit formát číslování spisů a oblíbeného (výchozího) exekutora.
• a další...

Pro aktivaci služby Případ je potřeba si ji aktivovat v sekci Ceník.

Dále doporučujeme nastavit si službu Email, která je zdarma a slouží k přeposílání datových zpráv do Outlooku (či jiného klienta).

Hned po registraci v systému můžete zakládat nové případy.

Pro vytvoření nového případu klikněte na [ Nový případ ] a buď zadejte jeho spisovou značku (Číslo) nebo použijte tlačítko [ Nové ] pro přidělení další spisové značky (čísla) v řadě.

Případy si můžete rozdělit do skupiny (např. dle agendy, klienta apod) přes stránku Přehled. Případy můžete také označovat pomocí štítků, seznam štítku lze zadat v Nastavení - Případ.

K případu následně zadáme osoby, které v případu figurují. V části Osoby klikneme na Přidat a zvolíme vztah osoby k případu (roli, např. žalobce, žalovaný, apod.) a klikneme na [ Nová ].

Pokud známe IČ osoby, kliknutím na [ Dohledat ] budou údaje budou dohledány ve veřejných rejstřících (RŽP, ObchR, ARES, SeznamOVM,...).

Pro další komunikaci s osobou je vhodné zadat také její e-mailovou a poštovní adresu (do pole Adresy - Hlavní). Adresu zadávejte ve tvaru "ulice číslo, psč obec", např. "Antonínská 18, 60200 Brno".

Je také vhodné přidat údaj o právním zástupci protistrany, což se bude hodit při vytváření nových dokumentů pomocí šablon, kde se pak údaj o zástupci vyplní automaticky.

Přidaná osoba je v systému zaevidována v seznamu osob Osoba. U nových případů, kde figuruje stejná osoba pak stačí kliknout na Přidat, po volbě vztahu osoby zadat začátek jejího příjmení či názvu a vybrat osobu z nabídnutého seznamu.

Také je možné, že osobu už v systému máte zavedenou automaticky - pokud používáte službu Datovka či Email, jsou osoby automaticky vytahovány z datových zpráv (role ISDS).

U případu je možné si poznačit spisové značky soudních, insolvenčních či exekučních řízení týkajících se případu. Systém pak sám pravidelně dohledává jejich stav na webu InfoSoud.Justice.cz nebo z databáze ISIR.

Řízení k případu přidáte pomocí [ Přidat ] v sekci Řízení – zadejte soud, spisovou značku a řízení uložte. Kliknutím na Stav v přehledu řízení se dostanete na detail řízení na portálu InfoSoud.Justice.cz. Viz také služba Řízení.

Při používání služby Datovka díky zápisu spisové značky k případu budou datové zprávy k příslušným případům zatřizovány automaticky. U zpráv, kde zatřízení neproběhne automaticky, můžete zprávu zatřídit zadáním spisové značky případu v detailu zprávy.

Systém umožňuje vytvářet dokumenty pomocí tzv. šablon, které umožnují na jedno kliknutí vytvořit dokument s nadepsanými veškerými údaji, typicky kdo je příjemce, žalobce, žalovaný, jejich zástupci, spisové značky apod.

Místo obvyklého pracného překopírovávání těchto údajů z jiných dokumentů si tím výrazně ulehčíte práci a zredukujete množství překlepů na minimum!

Při vytváření zprávy je na výběr několik ukázkových šablon, které si můžete přes menu Dopis - Správce šablonupravit na míru, případně si můžete vytvořit i další šablony.

Do textu šablony lze vkládat konkrétní hodnoty z případu tak, že zapíšete název pole, které se má vložit a tento název žlutě zvýrazníte, např. Žalobce.Název. Místo něj se pak dosadí konkrétní hodnota z případu. Ukázku všech polí, které takto do šablon lze vkládat, je možné zobrazit pomocí Přidat - Údaje - [ Datové prvky ].

Ze systému můžete jednoduše odesílat e-maily, datové zprávy, SMS a také poštovní dopisy.

Pro odesílání e-mailů musí mít osoba, které píšete, vyplněn e-mail (odesílatelem e-mailu bude e-mailová adresa, pod kterou jste registrován), pro psaní datových zpráv musíte mít aktivovanou službu Datovka (odesílá se z Vaší datové schránky) a pro odesílání SMS musí mít osoba vyplněno mobilní telefonní číslo (odesílá se z vyhrazeného telefonního čísla společnosti Sokordia, s.r.o.).

Odesílání poštovních dopisů funguje tak, že je dokument převeden na PDF soubor a prostřednictvím online služeb České pošty, a.s. je Českou poštou barevně vytištěn, vložen do obálky a odeslán. Je možno takto odesílat obyčejně nebo doporučene, s dodejkou nebo bez. U doporučených psaní máte po odeslání možnost v detailu Událostistáhnout podací lístek v PDF formátě (generováno Českou poštou). Více informací o službě viz také Dopis.

Systém iSpis umožňuje jednoduché generování dat e-PR formuláře podle údajů evidovaných ve spisu.

Stačí v Správci šablon vytvořit novou šablonu typu CZEPO s názvem Žaloba, která bude obsahovat text skutečností. V textu můžete využívat hodnoty ze spisu jako v jiných šablonách, vlastní text žaloby můžete např. odlišit dle skupiny či údajů případů.

U případu musí být definován Žalobce, Žalovaný a alespoň jedna Pohledávka. V Osobách u Vaší osoby musí být rovněž vyplněno Vaše rodné číslo a příp. telefonní číslo.

Pro správný výpočet odměny (úkonů) zadejte datum odeslání předžalobní výzvy pomocí Provést - Přidat údaje, a pak Přidat: DatumVýzvy nebo DatumJednoduchéVýzvy.

Samotné generování provedete označením případu v seznamu případů a volbou Provést akci - Odeslat - CZEPO - czepo-epr. To uloží do událostí případu (a do Inboxu) úkol k vyřízení obsahující soubor s XML daty formuláře.

Do ePR formuláře nahrajte XML pomocí volby Rozšířené - Importovat data..., zkontrolujte vyplňené údaje, přiložte přílohy, podepište a podejte.

Neméně důležitá je funkcionalita vystavování faktur Vašim klientům.

U případů je možno evidovat úkony, ze kterých je pak průběžně možné vystavovat daňové doklady či EET stvrzenky. Ty je možné jednoduše na kliknutí zasílat např. e-mailem.

Pro další informace viz také podrobný popis služby Účetnictví.